Bab 3

Menggunakan Email untuk Komunikasi 

"Menggunakan E-mail untuk Komunikasi"

A. Mendeskripsikan Fungsi E-mail Sebagai Alat Komunikasi
Pengertian E-mail
Surat elektronik (disingkat ratel, ratron, surel, atau surat-e) atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet.
Source : http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik
Kita telah bahas apa itu internet, dan di dalam internet salah satu fasilitasnya adalah kita dapat mengirim surat melalui internet. Dengan fasilitas tersebut kita dapat mengirim kepada siapa saja [ mereka yang telah memiliki account email juga ] kapan saja dimana saja dalam hitungan detik [ saat send maka dalam hitungan detik sudah sampai di inbox [ kotak surat ] tujuan.
Email atau e-mail adalah singkatan untuk Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia berarti surat elektronik. Halaman kamus di Wikipedia Indonesia memberikan sebuah kosa kata baru sebagai singkatan dalam bahasa Indonesia, yaitu surel. Namun dalam tulisan ini saya akan tetap menggunakan kata email karena kita memang familiar dengan kata "email".
Email dari mulai ditulis, dikirim, hingga diterima dan dibaca semuanya ditangani secara elektronis. Umumnya email dibuat (atau ditulis) menggunakan Mail User Agent (MUA) lebih umum dikenal sebagai Email client), kemudian proses pengiriman ditangani oleh Mail Transfer Agent (MTA) yang sering juga disebut sebagai mail server. MUA juga digunakan untuk membuka dan membaca email kembali.
Alamat diperlukan dalam proses pengiriman email. Namun tidak seperti alamat surat yang lazim kita gunakan. Sistem pengalamatan pada email menggunakan format identitas dan domain yang digabung menggunakan karakter @ (at, dibaca et). Misalnya email kami adalah servicedcc@yahoo.com. Artinya email bernama servicedcc provider yang digunkaan adalah yahoo.com sehingga alamat lengkap email adalah penggabungan nama dengan penyedia tersebut yang dibatasi oleh char @.
Source: http://www.duniacyber.com/interactives/internet_advance_email.php

Jenis Layanan E-mail
Selama ini tentunya Anda telah mengenal tiga jenis layanan email, yaitu POP mail, email forwarding dan email berbasis web. Masing-masing jenis email tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan.

1. POP Mail
Email jenis ini sama dengan email yang Anda terima dari ISP Anda (bagi Anda yang connect internet dari rumah atau kantor).

Kelebihan :
Kelebihan utama POP mail adalah kemampuannya untuk dibaca secara offline (tidak connect ke internet). Untuk mengecek email, Anda perlu connect ke server POP mail Anda, lalu mendownload seluruh email yang ada. Setelah itu Anda bisa memutuskan hubungan dengan internet dan membaca email. Bila sudah siap dengan jawabannya Anda bisa connect lagi ke internet dan tekan Send. Untuk itu semua Anda harus menggunakan program client mail seperti Eudora atau Outlook Express.

Kekurangan :
Kekurangan POP mail adalah Anda tidak bisa mengecek email Anda dari sembarang tempat.
2. Web Based email
Email jenis ini merupakan email yang ditawarkan berbagai situs seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail, LoveMail dan lain-lain.
Kelebihan :
Anda bisa mengecek email Anda dari mana saja dan browser apa saja.
Kekurangan :
Kekurangan utama dari email berbasis web adalah, untuk mengecek email Anda harus selalu terhubung ke internet. Bagi yang hanya menerima beberapa atau belasan email tentu nggak begitu terasa. Tapi bagi Anda yang menerima puluhan email atau bahkan ratusan email tentu akan terasa kekurangannya terutama dalam hal biaya (menambah biaya, karena harus selalu connect ke internet).
3. Email Forwarding
Email jenis ini akan terasa manfaatnya bagi Anda yang belum menemukan layanan email yang cocok alias suka gonta-ganti email. Pada prinsipnya email forwarding ini merupakan layanan email yang meneruskan email yang dikirim kepadanya ke account email Anda yang lain.
Kelebihan :
Anda bisa menyembunyikan alamat email Anda yang sesungguhnya. Selain itu Anda juga tidak perlu memberi tahu email Anda yang baru (jika Anda sering gonta-ganti email). Yang Anda berikan cukup alamat email forwarding tersebut.
Kekurangan :
Karena bersifat sebagai perantara, email tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke tempat Anda.
Source : http://www.klik-kanan.com/fokus/jenis_email.shtml

Fungsi E-mail
1) E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
2) Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat.
3) Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan.
4) Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia.
Source: http://doonaklina-dona.blogspot.com/2009/02/manfaat-blogger-1-knowledge-sharing.html

Penyedia Layanan E-mail
ISP setiap kita daftar account untuk berlangganan internet dipastikan kita diberikan minimal satu account email dengan akhiran nama isp tersebut. Misalnya CBN maka namaAnda@cbn.net.id.
1. TELKOM.NET
http://mail.telkom.net adalah layanan e-mail gratis dari TELKOM. Kapasitas simpan hanya 10 MB. Cukup cepat karena servernya di Indonesia. Interface-nya berbahasa Indonesia.
2. PLASA.COM
http://plasa.com kapasitas simpannya 10 MB.
WEB MAIL. Website yang menyediakan fasilitas email, contoh contoh penyedia email terbesar adalah Yahoo mail, Google mail, MSN Mail [ hotmail ] dan masih banyak lainnya dan itu disediakan GRATIS.
1. Gmail
Gmail (http://gmail.com) adalah layanan email dari google.com. Gmail merupakan layanan email dan chatt. Gmail menyediakan ruang penyimpanan yang tidak terbatas. Jadi Anda tidak perlu takut kehabisan ruang untuk menyimpan email anda. Gmail memiliki banyak fitur seperti POP dan IMAP yang bisa dimanfaatkan untuk menggunakan email client seperti outlook express (termasuk microsoft outlook) maupun aplikasi handphone.

2. Yahoo! mail
Yahoo! mail merupakan perintis layanan email gratis sehingga memiliki banyak pengguna. Di samping layanan emailnya, yahoo juga banyak digunakan untuk chatting dengan aplikasi instant messenger atau sering disebut YM. Yahoo juga menyediakan ruang penyimpanan yang tidak terbatas, akan tetapi yahoo international dengan TLD .com tidak memiliki fitur POP dan IMAP. Layanan tersebut hanya terdapat pada Yahoo Regional seperti Yahoo.co.id untuk Indonesia.

3. AIM Mail
http://dashboard.aim.com/aim AIM Mail, layanan email gratis berbasis web dengan ruang penyimpanan tidak terbatas, perlindungan spam yang bagus dan antar muka yang mudah digunakan. AIM Mail juga menawarkan akses POP dan IMAP sehingga lebih fleksibel bagi anda yang mempunyai rutinitas tinggi dalam penggunaan email. Sayangnya AIM Email tidak memiliki kelebihan pada produktivitas seperti pelabelan, folder dan pembagian surat-surat.

4. Windows Live Hotmail
http://hotmail.com. Merupakan penyedia layanan email gratis dengan ruang penyimpanan sebesar 5 GB, sistem pencarian yang cepat, keamanan yang solid dan antar muka yang mudah digunakan sebagai program email desktop. Windows Live Hotmail selalu memeriksa email yang masuk dengan scanning virus sehingga lebih aman. Akan tetapi dengan jalanya fitur-fitur tersebut, kecepatan akses dikorbankan sehingga menjadi lebih lambat.
5. GMX Mail
http://www.gmx.com GMX Mail menawarkan akun email dengan ruang penyimpanan sebesar 5 GB dengan fitur POP sebaik layanan IMAP (untuk setting POP ke Microsoft Outlook, klik di sini). Dengan memiliki akun GMX Mail Anda juga bisa membaca akun email lain termasuk Yahoo, Gmail, dan Windows Live Hotmail.
Semua email yang datang otomatis akan discan untuk menyaring virus sehingga kotak masuk Anda akan berada dalam keadaan bersih dari virus. Selain fitur-fitur diatas masih banyak lagi yang ditawarkan GMX Mail untuk calon penggunanya.
*Catatan: selain GMX.COM, ada juga GMX.NET. Hanya saja yang GMX.net sejak tahun 2006 lalu sudah tidak bebas dimiliki oleh user yang berada di luar Swiss dan Jerman. Kebetulan saya memiliki akun ini sejak 2002, ketika masih boleh dimiliki oleh user dari negara lain. Sampai sekarang (GMX.NET) saya masih menggunakannnya. Hanya saja interface-nya berbahasa Jerman. Service-nya? OK!
6. Inbox.com
http://www.Inbox.com menawarkan layanan email gratis dengan ruang penyimpanan sebesar 5 GB (untuk warga Amerika Serikat, Canada, dan Inggris). Sedangkan untuk user dari negara lain hanya sebesar 2 GB. Namun dengan memiliki akun di Inbox.com kita akan mendapatkan homepage Inbox.com pribadi serta Online Photosharing dengan ruang penyimpanan sampai 30 GB.
7. Mail.com
http://www.mail.com Mail.com sangat bagus untuk sebuah nama domain email. Dengan mendaftar di Mail.com Anda bisa memilih bermacam-macam domain untuk email Anda. Akan tetapi layanan keamanan di mail.com lebih sedikit jika dibandingkan dengan layanan email lainnya.
8. My Own Email
www.myownemail.com Situs ini hampir sama dengan www.mail.com yang memberikan Anda keleluasaan memilih sejumlah nama domain untuk accaount email Anda. Kapasitas email yang diberikan oleh situs ini adalah 50 pesan, namun mereka memiliki beberapa fitur yang cukup baik, seperti Encrypt outgoing messages, Unlimited Signatures, Priority Notification, Signature Files, SpamFilter, dan sebagainya.
9. Easy.com
www.easy.com Menyediakan email gratis berkapasitas 3 MB, lengkap dengan fasilitas kalender
10. Excite.com
http://www.mail.excite.com adalah sebuah portal yang mirip yahoo, dimana Anda bisa menikmati berbagai layanan jika memiliki sebuah account di situs ini. Kapasitas yang disediakan adalah 3 MB. Saya pertama kali memiliki e-mail adalah dari penyedia layanan ini. Hanya saja, saat ini akun e-mail saya di sini sudah tidak aktif lagi.

11. Hush Mail
http://www.hushmail.com Situs ini menawarkan email gratis dengan fasilitas enkripsi untuk mengamankan lalu lintas email Anda. Sebelum mendaftar anda diwajibkan menginstal program Hush Encryption Engine di computer anda.

12. MyRealBox
http://www.myrealbox.com Situs ini menyediakan email gratis berkapasitas 10 MB. Keistimewaannya Anda bisa mengecek email Anda melalui program email client seperti Outlook Express dan sebagainya, menggunakan IMAP server sama seperti Hotmail.

13. Postmaster
http://www.postmaster.co.uk Situs yang berbasis di Inggris ini menyediakan email gratis berkapasitas 3 MB, dengan fitur-fitur tambahan seperti forum diskusi, poling, dan kartu ucapan.

14. Softhome
http://www.softhome.net. Lumayan juga. Meski loadingnya agak lambat.
15. Eramuslim
http://mail.eramuslim.com adalah sebuah portal berita alternatif yang bernuansa keislaman dan berbahasa Indonesia. Selain berita dan beberapa rubrik lain, situs ini juga menyediakan layanan email gratis berkapasitas 5 MB.

16. Disctarra
http://www.disctarra.com Situs music terpopuler di Indonesia ini pun menyediakan email gratis yang cukup bagus.
17. MAIL.RU
http://mail.ru. Layanan penyedia e-mail gratis ini berbahasa Rusia. Kapasitas storage-nya hingga 10 GB. Bisa POP3. Saya memiliki akun e-mail ini sejak tahun 2003 sampai sekarang. Bagus layanannya. Hanya saja saat ini, proses daftarnya agak ribet. Karena usernya harus yang berdomisili di Rusia. Dulu masih bebas dari negara manapun.
Source : http://osolihin.wordpress.com/2009/10/20/daftar-penyedia-layanan-e-mail-gratis/ (dengan sedikit pengembangan)

B. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail
Daftar di salah satu penyedia layanan e-mail di atas, lalu anda akan mendapat nama login (alamat e-mail) dan password.
Anatomi alamat E-mail, sebagai contoh:
emailsaya@surabaya.vibriel.net.id
Keterangan:
· emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
· surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
o surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
o vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
o net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)
o id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)
Alamat surat elektronik mengidentifikasikan lokasi surat elektronik untuk mengirim pesan. Istilah "alamat surat elektronik" juga digunakan untuk registrasi untuk situs. alamat surat elektronik Internet modern biasanya berbentuk nama@contoh.com. Cara membacanya adah "nama at contoh dot com". Bagian sebelum tanda @ adalah bagian alamat lokal, dan setelah tanda @ merupakan alamat domain, seperti yahoo dan hotmail.
Source : http://id.wikipedia.org/wiki/Alamat_surat_elektronik

Metode pengiriman E-mail
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima
Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)
Cara membaca E-mail
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

* Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.

* Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.



Silahkan klik di sini untuk PANDUAN MENGGUNAKAN E-MAIL YAHOO!


C. Etika penggunaan E-mail
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:

* Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
* Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
* Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
* Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima,
o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
* Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
* Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Source : http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik

D. Keamanan
Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.
Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).